הפצה בסביבה משתנה מתוך "מי ומה בשרשרת אספקה" ספטמבר-אוקטובר 2012


בשנים האחרונות אנו עדים לתופעה של עליית עלויות ההפצה בארגון אשר הופכות למרכיב משמעותי מהעלויות הלוגיסטיות . בין הסיבות לגידול בעלויות ניתן למנות את  עליית מחירי הדלקים, עליית מחירי המשאיות העומדות בתקני זיהום אוויר,    ורגולציה מחמירה בנושא רישיונות למשאיות כבדות שהביאה למחסור בנהגים בגידול בעלויות כ"א.

במקביל תהליכי ייצור ואספקה מתבצעים במנות קטנות יותר מבעבר . הסיבה לכך היא הרצון של היצרנים לשפר את התחרותיות שלהם יחד עם הקטנת  הוצאות המלאי והסיכונים.  במצב זה נדרשת מערכת ההפצה לבצע פעולות רבות יותר . תוך דרישה גוברת להפיץ מוצרים בלוחות זמנים קצרים יותר וברמת דיוק גבוהה. 

השילוב של שתי התופעות: גידול בעלויות יחד עם פעילות רבה יותר אילו הופך את יעילות מערכת ההפצה לגורם חשוב ולעיתים קרובות קריטי לרווחיות ולרמת השירות  הניתנת על ידי הארגון כולו.

וכך - גוברת הדילמה איך להקטין את עלויות ההפצה תוך עמידה בזמני האספקה?

כיוון אפשרי לפיתרון הינו השימוש במערכות אופטימיזציה של קווי הפצה כדוגמת  RoadShow, RoadNet  וכו'.  השימוש בתוכנות הללו מאפשר תכנון מיטבי של קווים והתייעלות . יחד עם זאת, עלויות ההקמה וההטמעה של מערכות הללו גבוהות (עשרות עד מאות אלפי שקלים ) .בנוסף בכדי להגיע לתוצאה הרצויה נדרש כוח אדם מיומן ויקר יחסית  לצורך תפעול נכון של המערכת. למרב הארגונים הבינוניים וקטנים אין יכולת או הצדקה כלכלית להטמיע מערכות שכאלה. על אחת כמה וכמה לאור אי היציבות הכלכלית המאפיינת את השנים האחרונות.

אז איך ניתן לייעל מערכת הפצה מבלי לבצע השקעה כבדה במערכות המידע ?  

שימוש מושכל במספר כלים ניהוליים  והתאמתם למערכת ההפצה מאפשרים ביצוע תהליכים של שיפור והתייעלות משמעותיים במערכת:

מדדים תפעוליים – בארגונים רבים המדדים הניהוליים הינם מדדים פיננסים בלבד הזמינים לדרג הניהולי בינוני-בכיר ומעלה. מדדים אילו מאפשרים ניתוח בדיעבד של ביצועי המערכת אך אינם יכולים לשמש ככלי ניהולי לקבלת החלטות שוטפות.  לעומתם מדדים תפעוליים בסיסיים כגון ניצולת משאית ,עלות ליחידה וכו',  במידה והם נבנים בדרך המשקפת את אופי הפעילות , מאפשרים הגברת השליטה והבקרה על התפעול היום יומי ומהווים כלי עזר ראשון במעלה  לקבלת החלטות תפעוליות.

חשוב שהמדדים יהיו זמינים החל מהרמה הניהולית הנמוכה ביותר המתפעלת את המערכת בשטח . על מנת להבטיח שהמדדים הללו יהיו שימושיים לרמת הניהול היומי יש צורך לבנות אותם על פי מספר עקרונות : הנתונים למדדים צריכים להיות זמינים בכל הרמות התפעוליות. איסוף הנתונים אינו לוקח זמן רב . יש להעדיף פשטות על חשבון רמת דיוק (כמובן מבלי לפגוע מהותית בתוצאה).  המדדים צריכים לדבר ב"אותה שפה"  של מדדי המכירות של העסק.

 רצוי וחשוב שניהול המדדים יתבצע במערכת המידע בארגון ,אך בהעדר אפשרות שכזאת  ניתן לנהל את                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

מדדים באופן ידני ובתנאי ששומרים על  עקרון הפשטות  (אחרת לא יתבצע בהם שימוש יום יומי).

שימוש במערכות איתור מבוססות GPS-  מערכות איתור אלו נפוצות כיום כמעט בכל  מערכת הפצה, ומשמשות בדרך כלל לביצוע משימות פשוטות כגון: מציאת מיקום המשאית  ולמציאת כתובות הפצה . במערכות הנפוצות כיום נאספים נתונים נוספים רבים  שיכולים הפוך לכלי ניהולי אפקטיבי לשיפור מערכת ההפצה. לדוגמא: ברוב המערכת ניתן לחלץ פרמטרים של זמן שהייה ממוצע אצל לקוח או זמן ממוצע לקו הפצה נתונים אלו מאפשרים בשימוש נכון לסייע בשיפור תכנון מערך קווי  ההפצה והגדלת  הניצולת של המשאיות.

הגדרת תקציב הפצה- מדובר לכאורה בנושא שברמת המאקרו ולכן ארגונים רבים בונים את תקציב ההפצה כחלק מהתקציב השנתי בלבד. בכדי להגיע לשיפור והתייעלות כדאי להכניס את עלויות ההפצה המשתנות למסגרת תקציבית קצרת טווח. שילוב של תקציב שכזה עם המדדים התפעוליים  מאפשר קבלת החלטות תפעוליות מהירות על ידי הדרג הניהול התפעולי. הכנסת עלויות ההפצה המשתנות למסגרת מתוקצבת ומפוקחת באופן שוטף מאפשרת בקרה ושימוש יעיל יותר במשאבים יקרים אלו.

לסיכום- ניתן לבצע התייעלות ושיפור משמעותי של מערכת ההפצה, הן בחסכון בעלויות והן ברמת השירות ללקוח. התוצאה מושגת  על ידי שימוש מושכל בכלים ניהוליים כדוגמת הכלים שהוסברו לעיל. בבניית הכלים הניהוליים יש לתת דגש לשימוש במשאבים הקיימים  והתאמתם לדרך הפעילות הנדרשת במערכת ההפצה בארגון.  בעידן הנוכחי בו נדרשים שינויים תפעוליים תכופים בכדי לאפשר לארגון להתחרות בשוק ולשפר את הרווחיות , השימוש בכלים אלו הופך לחיוני ביותר.

הכותב הינו יועץ תפעולי ולוגיסטי . בעל תואר שני בניהול לוגיסטי .עיקר פעילותו מתמקדת בבנייה ויישום של שיטות ותהליכים  המובילים להתייעלות ושיפור תוצאות. הכותב מייעץ בנושאים של ניהול שרשרת אספקה, רכש, אחסנה, הפצה, ניהול הייצור, לוגיסטיקה.